Kurumsal e-posta hesabının şirkete ait olması, işverene hesaptaki tüm yazışmaları dilediği gibi okuma hakkı vermiyor. Kişisel veriler, iletişim bilgileri ve özel yazışmalar içerebilen hesapların denetiminde işverenin sınırsız bir yetkisi bulunmuyor. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 16 Eylül 2026 tarihli ve 2026/2035 sayılı İlke Kararı, bu süreçte dikkate alınması gereken kuralları ortaya koydu.

İşveren, hesabın denetlenebileceğini çalışana önceden bildirmeli; bildirimin yalnızca genel bir uyarı niteliğinde kalmaması gerekiyor. Denetimin amacı, kapsamı ve yöntemi açıklanmalı. İnceleme de belirli bir ihtiyaçla sınırlı tutulmalı. Örneğin şirket bilgilerinin dışarı gönderildiğine ilişkin somut şüphe varsa, önce gönderim tarihi, gönderen ve alıcı bilgileri, konu başlığı veya dosya adı gibi daha dar veriler incelenmeli. İçeriğin okunmasına ancak bu bilgilerin yeterli olmadığı ve gerçekten gerekli olduğu durumda başvurulmalı.

Çalışanın yıllara yayılan tüm yazışmalarının, tek bir belgenin gönderilip gönderilmediğini tespit etmek amacıyla okunması ölçüsüz denetim sayılabilir. İşveren, bilgi güvenliği, şirket sırrının korunması, işin yürütülmesi veya somut bir ihlalin araştırılması gibi belirli bir gerekçe olmadan sürekli takip yapamaz. Müşteri listesinin başka bir şirkete gönderilmesi ya da şirket belgelerinin kişisel hesaba aktarılması gibi somut şüphelerde ilgili yazışmalar incelenebilir; ancak incelemenin kapsamı şüpheyle sınırlanmalıdır.

Kurumsal e-postalardaki bilgiler, hukuka uygun elde edilmeleri koşuluyla disiplin işlemlerinde veya iş sözleşmesinin feshinde kullanılabilir. Önceden bilgilendirme yapılmaması, denetimin gereksiz biçimde genişletilmesi veya özel yazışmaların gerekçesiz incelenmesi, elde edilen verilerin hukuka uygunluğu konusunda sorun yaratabilir.

Çalışanın işten ayrılması halinde kurumsal hesap yeni kullanımlara kapatılmalı, eski çalışanın adına e-posta gönderilmeye devam edilmemeli ve hesap başka bir çalışanın kişisel kullanımına bırakılmamalı. Şirket faaliyetlerinin sürdürülmesi veya bir davanın takibi için eski yazışmaların saklanması gerekiyorsa erişim dar tutulmalı; hesaba kimlerin, ne zaman ve hangi nedenle eriştiği kayda geçirilmelidir.

Ekonomim ↗ · Başlık ve özet AI desteğiyle düzenlendi.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; kişisel yatırım tavsiyesi değildir.